İçindekiler
1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu RUBUSOFT BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ A.Ş.'dir ("Rubusoft").
| Ticaret unvanı | RUBUSOFT BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ A.Ş. |
| Yasal adres | Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Merkezi A2 Blok No: 151/1B İç Kapı No: Z06, Esenler / İstanbul |
| Merkez ofis | YTÜ Yıldız Teknopark, Davutpaşa Yerleşkesi 34220, Esenler / İstanbul |
| Üretim tesisi | Esatpaşa Mah. Hacı Bekir Cad. No: 83-87A, 34630 Ataşehir / İstanbul |
| Telefon | 0850 304 0 789 |
| E-posta | info@rubusoft.com |
2. İşlenen kişisel veriler
Rubusoft, eczaneler ve ticari muhataplarıyla yürüttüğü ilişki kapsamında aşağıdaki veri kategorilerini işler:
| Kategori | Örnek veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, unvan |
| İletişim | Telefon, cep telefonu, e-posta adresi, işyeri adresi |
| İşletme bilgileri | Eczane ticari unvanı, GLN numarası, vergi dairesi ve numarası, faaliyet adresi |
| Müşteri işlem | Teklif, sipariş, sözleşme, fatura ve ödeme kayıtları, talep ve şikâyet kayıtları |
| Hizmet kullanım | Portal kullanıcı hesabı, oturum kayıtları, yayın ve içerik seçim kayıtları, cihaz çevrimiçi durum kayıtları |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, sistem log kayıtları |
| Yazışma | WhatsApp destek hattı, e-posta ve telefon görüşmelerine ilişkin kayıtlar |
Özel nitelikli veri işlenmez. Rubusoft'un sunduğu hizmetler kapsamında sağlık verisi dahil olmak üzere KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veri toplanmaz ve işlenmez. Ekranlarda yayınlanan içerikler kişiye özel değildir; hiçbir müşteri, hasta ya da reçete verisi işlenmez.
3. İşleme amaçları
- Teklif hazırlanması, sözleşmenin kurulması ve ifası
- Donanım teslimi, kurulum, eğitim ve teknik destek süreçlerinin yürütülmesi
- İçerik yönetim yazılımı, nöbetçi eczane uygulaması ve yayın yönetimi hizmetlerinin sunulması
- Faturalandırma, tahsilat ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi
- Talep, şikâyet ve arıza kayıtlarının takibi
- Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi
- Açık rızanın bulunduğu hâllerde tanıtım ve bilgilendirme iletilerinin gönderilmesi
- Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi
4. Hukuki sebepler
| Hukuki sebep | Uygulandığı işleme |
|---|---|
| Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c) | Teklif, sipariş, kurulum, destek ve faturalandırma süreçleri |
| Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) | Vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatı kapsamındaki kayıt ve saklama yükümlülükleri |
| Meşru menfaat (m.5/2-f) | Hizmet sürekliliğinin sağlanması, sistem güvenliği, log tutulması, hizmet iyileştirme |
| Bir hakkın tesisi ve korunması (m.5/2-e) | Uyuşmazlık hâlinde delil teşkil edecek kayıtların saklanması |
| Açık rıza (m.5/1) | Ticari elektronik ileti gönderimi ve zorunlu olmayan çerezler |
5. Toplama yöntemleri
Kişisel veriler; internet sitesindeki iletişim ve teklif formları, WhatsApp destek hattı, telefon görüşmeleri, e-posta yazışmaları, yüz yüze görüşmeler, imzalanan sözleşmeler ve Rubusoft portalı üzerinden, kısmen otomatik ve otomatik olmayan yollarla toplanır.
6. Aktarım
Kişisel veriler, yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere ve KVKK m.8 ve m.9 çerçevesinde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — mevzuattan doğan talep hâlinde
- Hizmet sağlayıcılar — sunucu ve barındırma, e-posta altyapısı, muhasebe ve mali müşavirlik, kargo ve lojistik, kurulum ve teknik servis hizmeti veren iş ortakları
- Hukuk ve danışmanlık hizmeti alınan taraflar — bir hakkın tesisi veya korunması amacıyla
E-posta, bulut depolama ve mesajlaşma altyapısının yurt dışında yerleşik sağlayıcılar tarafından sunulması nedeniyle kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarım KVKK m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak, gerekli hâllerde açık rızaya dayanılarak gerçekleştirilir.
Eczanelere ait bilgiler, ekran ağının kapsamını göstermek amacıyla marka ve reklam veren firmalarla paylaşılabilir. Bu paylaşım ticari işletme bilgisiyle sınırlıdır; eczacıya ait kişisel iletişim bilgileri paylaşılmaz.
7. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Sözleşme ve ticari kayıtlar | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | Vergi mevzuatı uyarınca 5 yıl |
| Destek ve yazışma kayıtları | İlişkinin sona ermesinden itibaren 3 yıl |
| Sistem log kayıtları | 2 yıl |
| Teklif aşamasında kalan iletişim verileri | Son temastan itibaren 2 yıl |
Süre sonunda kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Veri güvenliği
Rubusoft, kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini ve işlenmesini önlemek için yetki matrisi, erişim kayıtları, güncel yazılım ve güvenlik duvarı uygulamaları, yedekleme ve gizlilik taahhütnameleri dahil olmak üzere idari ve teknik tedbirleri alır.
9. Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca veri sahibi olarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde yazılı olarak Çifte Havuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Merkezi A2 Blok No: 151/1B İç Kapı No: Z06, Esenler / İstanbul adresine ıslak imzalı dilekçeyle, sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@rubusoft.com adresine ya da güvenli elektronik imzayla iletebilirsiniz.
Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.